Iso juoksuseura, jossa on 100-400 jäsentä, ostaa vuodessa juoksukenkiä, seura-asuja ja tarvikkeita usein kymmenillä tuhansilla euroilla, mutta moni seura neuvottelee silti juoksukaupan kanssa yksi sähköposti kerrallaan. Hyvin laadittu juoksukaupan tarjouspyyntö kertoo kaupalle heti, mitä seura tarvitsee, kuinka paljon ja milloin. Tällöin tarjoukset ovat vertailukelpoisia, ja jäsenet saavat sekä paremmat hinnat että palvelun, joka oikeasti tukee harjoittelua.
Tämä artikkeli on tarkoitettu seuran hallitukselle, varustevastaavalle ja valmentajille. Käymme läpi, mitä tarjouspyyntöön kannattaa kirjoittaa, miten tarjouksia vertaillaan ja missä kohdissa seurat tyypillisesti epäonnistuvat.
Mitä iso juoksuseura voi juoksukaupalta pyytää
Juoksukauppa on eri asia kuin yleinen urheiluliike. Joukkueiden pallot ja salivälineet kuuluvat urheilukauppoihin, arkikengät kenkäkauppoihin ja kuntosalijäsenyydet kuntosaleille. Juoksuun erikoistunut kauppa myy nimenomaan juoksukenkiä, juoksuvaatteita, sykemittareita ja kestävyysurheilun ravintoa – ja ennen kaikkea asiantuntemusta.
Siksi seuran ei kannata pyytää pelkkää alennusprosenttia. Neuvotteluun kuuluvat myös palvelut: askelanalyysi-illat jäsenille, kenkien kokeilupäivät, luennot kenkien valinnasta aloittelijaryhmälle ja ProShop-piste seuran omassa juoksutapahtumassa. Askelanalyysin sisällöstä kerrotaan tarkemmin artikkelissa askelanalyysi juoksumatolla.
Kokenut varustevastaava jakaa seuran tarpeet kolmeen osaan: jäsenten omat ostot, seuran yhteishankinnat ja palvelut. Jokaisella on oma hinnoittelulogiikkansa.
Tarjouspyyntö juoksuseuralle askel askeleelta
Hyvä tarjouspyyntö mahtuu kahdelle sivulle. Pidempää ei lueta huolellisesti, ja lyhyempi jättää liikaa tulkinnanvaraa. Seuraava järjestys toimii useimmissa seuroissa:
1. Seuran perustiedot: jäsenmäärä, aktiivisten juoksijoiden määrä, ryhmät (aloittajat, maratonryhmä, polkujuoksijat, juniorit) ja yhteyshenkilö.
2. Arvioitu volyymi: esimerkiksi 120-150 kenkäparia vuodessa jäsenostoina, 200 seurapaitaa ja 60 tuulitakkia yhteistilauksena.
3. Toivotut palvelut: askelanalyysi-illat 2-4 kertaa vuodessa, kokeilukengät talvikaudelle, myyntipiste seuran tapahtumassa.
4. Aikataulu: milloin seura-asujen pitää olla jäsenillä, ja milloin sopimus alkaa.
5. Vertailuperusteet: kerro avoimesti, miten tarjouksia arvioidaan – hinta, palvelu, saatavuus, sijainti.
Volyymiarvio kannattaa perustaa edellisen vuoden toteumaan, ei toiveisiin. Jos seuralla on 250 jäsentä, mutta vain 90 juoksee säännöllisesti yli 30 km viikossa, kenkien kulutus lasketaan sen mukaan. Juoksukenkä kestää 600-1 200 km, joten aktiivinen harrastaja ostaa 2-3 paria vuodessa ja satunnainen lenkkeilijä yhden parin 1-2 vuoden välein.
Aikataulu ratkaisee usein enemmän kuin hinta. Painetut seura-asut vaativat toimittajasta riippuen yleensä 4-10 viikkoa. Jos seura haluaa uudet asut Helsinki City Marathonille elokuussa, tilaus on tehtävä viimeistään toukokuussa ja tarjouspyyntö lähetettävä jo maaliskuussa.
Kengät, asut ja palvelut hinnoitellaan eri tavalla
Juoksukenkien kate on kaupalle pienempi kuin moni olettaa. Aloittelijan kenkä 80-120 €, harrastekenkä 130-180 € ja kilpakenkä 200-350 € – hinnasta suurin osa menee maahantuojalle ja valmistajalle. Hiilipohjakenkiin, kuten Nike Vaporfly -sarjaan tai Asicsin ja Adidasin vastaaviin malleihin, seura-alennus ei usein päde lainkaan tai on pienempi.
Seura-asuissa liikkumavaraa on enemmän. Esimerkiksi Craft ja Halti valmistavat seuroille omilla logoilla painettuja asuja, ja isossa erässä kappalehinta laskee selvästi. Kysy kuitenkin aina minimitilausmäärä per malli ja koko sekä se, voiko täydennystilauksen tehdä samaan hintaan kauden aikana.
Palvelut ovat kaupalle markkinointia. Askelanalyysi-ilta seuran 30 aloittajalle tuo kauppaan asiakkaita, joten moni liike tarjoaa sen maksutta tai omakustannushintaan. Tässä seura voi saada eniten arvoa ilman, että kauppa tinkii kenkien hinnoista.
Myytti: suurin alennusprosentti on paras tarjous
Moni seura vertaa tarjouksia pelkän prosenttiluvun perusteella. Se on virhe. Kauppa A voi luvata 20 % alennuksen, joka koskee vain normaalihintaisia tuotteita eikä uutuuksia, kilpakenkiä tai urheiluelektroniikkaa. Kauppa B tarjoaa 12 %, mutta se pätee koko valikoimaan, Polarin ja Garminin juoksukellot mukaan lukien, ja lisäksi neljä askelanalyysi-iltaa vuodessa.
Laske tarjoukset tyypillisen jäsenen vuoden ostoskorilla: kaksi paria harrastekenkiä, yksi talvijuoksukenkä nastoilla, juoksutrikoot, muutama juoksusukka ja energiageelit maratonvalmistautumiseen. Silloin todellinen ero näkyy euroina.
Huomioi myös päällekkäisyys kaupan oman kanta-asiakasohjelman kanssa. Jos seura-alennus korvaa ostohyvitykset sen sijaan, että ne kertyisivät sen lisäksi, hyöty pienenee. Aiheesta lisää artikkelissa juoksukaupan kanta-asiakkuus.
Yleisimmät virheet seuran tarjouspyynnössä
Kaikille samat kengät. Seura tilaa 80 paria samaa neutraalia mallia ”yhtenäisyyden vuoksi”. Osa jäsenistä ylipronatoi, osa tarvitsisi enemmän vaimennusta, ja kolmen kuukauden päästä fysioterapeutilla käy useampi seuralainen. Kenkien yhteishankinta toimii vain kilpakengissä tai junioreille, joiden jalkojen kasvu pitää kuitenkin huomioida.
Kokojen vaihtoa ei sovita. Isossa seura-asutilauksessa 10-15 % tilatuista koista osuu tyypillisesti väärin. Jos vaihdosta ei ole sovittu etukäteen, painetut paidat jäävät seuran varastoon.
Yhteyshenkilö puuttuu. Kun viisi hallituksen jäsentä viestii kaupan kanssa ristiin, tilaukset sekoittuvat. Nimetkää yksi varustevastaava, joka hoitaa kaiken.
Tarjousten vertailu ja sopimuksen kesto
Pyydä tarjous vähintään kahdelta, mieluiten kolmelta kaupalta. Helsingissä, Tampereella tai Turussa vaihtoehtoja on useita, mutta Pohjois-Suomessa voi olla vain yksi juoksuun erikoistunut liike lähellä. Silloin vertailukohdaksi kannattaa ottaa verkkokauppa, vaikka kivijalkaliikkeen analyysipalveluja ei sieltä saakaan. Kauppojen valinnasta yleisesti kertoo artikkeli juoksukaupan valinta.
Ammattilainen aloittaa sopimuksen yhdellä vuodella ja optiolla toiselle. Näin seura näkee käytännössä, toteutuvatko luvatut palvelut ja onko kengissä kokoja saatavilla myös keväällä, jolloin kysyntä on suurin. Kolmen vuoden sitoumus kannattaa vasta, kun yhteistyö on kerran toiminut.
Poikkeus: jos kauppa sponsoroi seuran tapahtumaa tai junioritoimintaa rahallisesti, pidempi sopimus voi olla perusteltu kummankin osapuolen kannalta. Kirjatkaa silloin vastikkeet tarkasti – logonäkyvyys, ProShop-oikeus ja jäsenviestintä.
UKK
Kuinka suurta seura-alennusta juoksukaupalta voi odottaa?
Alennus riippuu volyymista ja tuoteryhmästä. Normaalihintaisissa juoksukengissä ja -vaatteissa seura-alennus on usein 10-20 %, mutta uutuuksissa, hiilipohjakengissä ja elektroniikassa se on yleensä pienempi tai rajattu kokonaan pois.
Milloin tarjouspyyntö kannattaa lähettää?
Seura-asujen osalta 3-4 kuukautta ennen kuin asuja tarvitaan. Vuosisopimuksen kannalta hyvä ajankohta on syksy, jolloin kaupat suunnittelevat seuraavan kauden tilauksiaan valmistajilta.
Pitääkö seuran sitoutua ostamaan tietty määrä?
Ei välttämättä. Jäsenostoissa riittää yleensä arvio, mutta seura-asujen yhteistilauksessa kauppa vaatii sitovan määrän ennen painatusta.
Hyvä tarjouspyyntö säästää koko kauden
Selkeä tarjouspyyntö kertoo jäsenmäärän, realistisen volyymin, aikataulun ja palvelut, joita seura tarvitsee. Vertaile tarjouksia euroina tyypillisen jäsenen ostoskorilla, älä prosentteina. Sovi kokojen vaihdot, nimeä yksi yhteyshenkilö ja aloita vuoden sopimuksella.
Suomalainen juoksuseurakulttuuri on vahvasti yhteisöllistä. Paras yhteistyökumppani on kauppa, joka tuntee seuran ryhmät nimeltä ja tietää jo tammikuussa, että maratonryhmä tarvitsee uudet kengät huhtikuussa.